Personvernerklæring

1. Innledning

Bonitas Eiendomsforvaltning AS er en virksomhet som fører regnskap og forvalter eiendommer på vegne av sine oppdragsgivere. I den anledning vil vi behandle personopplysninger. Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar person. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon.

Vi vil også behandle opplysninger om egne ansatte, opplysninger innhentet gjennom bruk av vårt nettsted www.bonitas.no, samt opplysninger du oppgir når du kontakter oss på annen måte.

Bonitas Eiendomsforvaltning AS er opptatt av at du skal ha tillit til at vi behandler dine personopplysninger på en trygg måte og i samsvar med gjeldende lovverk. Denne personvernerklæringen inneholder derfor informasjon om hvorfor vi samler inn opplysninger om deg, hvordan vi bruker den og hvilke rettigheter du har.

2. Behandlingsgrunnlag og behandlingsansvarlig

Vår behandling av personopplysninger skal alltid ha et lovlig behandlingsgrunnlag.

Vår behandling av personopplysninger skjer hovedsakelig i forbindelse med arbeid for våre oppdragsgivere (som er boligselskaper). Slik behandling har sitt grunnlag i inngått databehandler-avtale mellom oss og oppdragsgiver. Det er oppdragsgiverne som er behandlingsansvarlig for opplysninger om personer tilknyttet boligselskapet. Bonitas fungerer som databehandler. Dersom du har tilknytning til en av våre oppdragsgivere vil vi derfor samle inn og behandle opplysninger om deg. Vår behandling av opplysningene styres av oppdragsgiver, og begrenses til formålet med å oppfylle våre kontraktsmessige forpliktelser etter avtalen, samt lovpålagte forpliktelser som forretnings- og regnskapsfører. Samtykke er ikke nødvendig for personopplysninger som registreres og brukes for å oppfylle en lovpålagt plikt eller gjennomføre en avtale med den registrerte, eller som den registrerte er del i.

For behandling av tilfeller som faller utenfor inngåtte avtaler med oppdragsgiver, så er Bonitas Eiendomsforvaltning AS v/ daglig leder behandlingsansvarlig. Eksempelvis for opplysninger innhentet gjennom bruk av vår nettside www.bonitas.no, samt opplysninger du oppgir når du kontakter oss på e-post, post eller telefon. Slik behandling vil som hovedregel basere seg på samtykke fra deg. Først etter avgitt samtykke vil vi foreta behandlingen.

I en rekke tilfeller er vi også lovpålagt å registrere og rapportere opplysninger til myndighetene, behandlingsgrunnlaget er i slike tilfeller lovbestemmelser.

3. Innsamling

Bonitas mottar hovedsakelig personopplysningene direkte fra oppdragsgiver eller den registrerte selv. Dersom vi ønsker å innhente opplysninger som ikke er nødvendige for ivaretakelse av avtaleforholdet, skal vi først informere om at det er frivillig å gi fra seg opplysningene og om hva opplysningene vil bli brukt til.

Personopplysninger vil også kunne innhentes fra tredjepersoner. Med tredjepersoner menes her offentlige og private institusjoner, som eiendomsmeglere og klientens tidligere regnskapsforetak. Den registrerte vil bli varslet ved innsamling av opplysninger fra tredjepersoner, med mindre innsamlingen er lovbestemt, varsling er umulig eller uforholdsmessig vanskelig eller det er på det rene at den registrerte allerede kjenner til de opplysninger varselet skal inneholde (personopplysningsloven § 20).

4. Informasjonskapsler

Når du besøker www.bonitas.no registrerer vi ulike typer informasjon i en «cookie» (informasjonskapsel). En cookie er en liten tekstfil som lagres lokalt hos deg. Den er ikke skadelig og kan ikke inneholde virus eller programmer. Det den gjør, er å lagre informasjon fra nettstedet vårt, for eksempel om når du besøkte oss sist. Hovedsakelig benytter vi oss av informasjonskapsler til analytiske formål, slik at vi kan forbedre nettstedets funksjonalitet, brukeropplevelse og innhold.

Du kan lese mer om hvilke cookies vi benytter og hvordan du administrer dem her.

5. Behandlingens formål og oversikt over opplysninger

Bonitas samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. All behandling av personopplysninger skjer innfor rammen av de generelle reglene i personopplysningsloven og særskilte lovregler om behandling av personopplysninger.

Formål, opplysning og behandling
5.1. Sende ut markedsføring, nyhetsbrev og gi informasjon om vår egen virksomhet: E-postadresse. Behandlingen skjer på grunnlag av samtykke fra deg.

5.2. Oppfylle kontraktsmessige forpliktelser som forretnings- og regnskapsfører for oppdragsgiver: Bonitas vil ved avtaleinngåelsen registrere opplysninger om oppdragsgiver og avtaleforholdet som det er saklig behov for. Dette kan omfatte følgende opplysninger om deg som eier eller beboer: fullt navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, bostedsland, kontonummer, betalingshistorikk, inkassovarsel og eventuell oversendelse til inkassoselskap, og opplysninger om ektefelle dersom bolig eies i fellesskap.

5.3. Besvare henvendelser som kommer inn til oss: Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle personopplysninger som måtte følge av henvendelsen.

5.4. Ivareta plikter knyttet til ansettelsesforhold (nåværende og tidligere ansatte): Fullt navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, personnummer, skattekort, eventuelle sykemeldinger, kontonummer, pårørende, stillingsprosent, lønnshistorikk. Behandlingen skjer på grunnlag av arbeidsavtale.

5.5. Rekruttering til nye stillinger oss hos: CV, søknad, attester og referanser. Behandling skjer på grunnlag av samtykke fra deg.

6. Hvem vi deler personopplysningene med

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag kan være en avtale med deg eller en rettslig forpliktelse som vi må etterkomme.

Vi bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å sikre ditt personvern i alle ledd.
All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

7. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

8. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen, og rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter kan du enten bruke kontaktskjemaet på vår nettside www.bonitas.no eller sende oss en e-post på post@bonitas.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Hvis grunnlaget for vår behandling av dine personopplysninger er basert på samtykke så kan du til enhver tid trekke dette tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er ved å sende oss en e-post på post@bonitas.no.

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller skjer i strid med personopplysningsloven, kan du klage til Datatilsynet. Det er imidlertid ønskelig at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål og oppklare eventuelle misforståelser før du gjør dette. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på: www.datatilsynet.no.

9. Forebygging og avdekking av straffbare handlinger (hvitvaskingsmeldinger)

Bonitas Eiendomsforvaltning AS er som autorisert regnskapsførerselskap underlagt Lov om hvitvasking og der gjennom pålagt å forebygge, avdekke, oppklare og håndtere bedragerier og andre straffbare handlinger. Opplysningene vil bli innhentet fra og utlevert til banker og finansinstitusjoner, politiet og andre offentlige myndigheter. Oppbevaringstiden vil være inntil ti år etter registreringen. Den registrerte har etter personopplysningsloven § 23 første ledd bokstav b) og bokstav f) ikke innsyn i de opplysninger Bonitas har registrert for disse formålene.

10. Endringer i personvernerklæringen

Personvernerklæringen vil kunne endres. Oppdatert informasjon vil finnes tilgjengelig på vår nettside: www.bonitas.no

11. Mer informasjon?

Dersom du har spørsmål knyttet til opplysningene vi behandler, ønsker innsyn, reservasjon eller be om retting eller sletting, kan du kontakte oss på e-post post@bonitas.no
eller telefon +47 73 53 18 00.

Øvrig kontaktinformasjon:
Postadresse: Postboks 2097 Sentrum, 7411 Trondheim
Besøksadresse: Kjøpmannsgata 52, 7010 Trondheim
Organisasjonsnummer: 987 579 773