Praktisk styrearbeid

Styreleder innkaller til styremøter ved behov. Innkallingen bør ha forslag til saksliste og evt. forslag til vedtak. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten er til stede, jf lov om eierseksjoner § 39 tredje ledd. Styremøter kan avholdes i styreportalen.

Styret skal føre protokoll over sine forhandlinger eller styremøter. Protokollen kan føres på styreportalen, eller være en fysisk protokoll. Alle fremmøtte styremedlemmer skal undertegne protokollen, enten i samme møtet eller senest som første sak på neste styremøte, eller digitalt. Sekretæren fører protokollen fra styremøtene. Styreprotokollen vil etter hvert inneholde hele boligselskapets historikk, så det er viktig at sakene som føres og vedtakene som blir fattet er utfyllende og kan forståes av andre som ikke har deltatt på møtet. Betydningen av at styret fører en nøyaktig protokoll er viktig, og kan tjene som et bevismiddel hvor selv tilsynelatende små saker kan få problematiske etterspill. Dette er umulig å forutse. Protokollen skal også undertegnes av de som er uenige i de vedtak som måtte være truffet, og det er anledning til å få protokollført sin uenighet. Signert styreprotokoll skal sendes forretningsfører etter hvert styremøte. Styremøter som holdes i styreportalen er ikke tilgjengelige for forretningsfører.

Arbeidsfordelingen mellom styremedlemmene bør være slik at oppgavene fordeles jevnt. Dette vil sikre engasjement og alle vil være oppdatert på hva som foregår. Arbeidsfordelingen vil forenkle oppgaven for styreleder.

Styret er underlagt taushetsplikt om noens personlige forhold. Den er ment å beskytte slike interesser og er ikke noe styret kan påberope seg for å beskytte egne interesser eller hindre beboernes alminnelig innsynsrett i styrets forhold og arbeid. Regelmessig og god informasjon fra styret til beboerne er viktig.

Et styremedlem må ikke delta i styrebehandlingen eller avgjørelsen av noe spørsmål der medlemmet selv eller nærstående har en framtredende personlig eller økonomisk særinteresse. Ingen kan selv eller ved fullmektig eller som fullmektig delta i en avstemning på årsmøtet om avtale med seg selv eller nærstående eller om ansvar for seg selv eller nærstående i forhold til laget.

Seksjonseierne har ikke generell innsynsrett i styreprotokollen, men har adgang til å få kopi eller utskrift fra protokollen i konkrete saker dersom ikke dette er i strid med taushetsplikten til de tillitsvalgte.

Styret kan ha behov for å foreta enkle innkjøp. Det mest praktiske er at et av styremedlemmene legger ut. Utlegget legges opp direkte i styreportalen og signeres av to styremedlemmer. Se egen brukermanual for info om dette. Beløpet vil bli refundert innen kort tid.

Vi er postmottak for dere. Til leverandøren oppgir du alltid boligselskapets navn først og deretter denne regningsadressen: Lagets navn, c/o Bonitas Eiendomsforvaltning AS, Kjøpmannsgata 52, 7010 Trondheim. Faktura kan sendes til faktura@bonitas.no eller via EHF.

Hver høst er det tid for budsjettbehandling i boligselskapet. Bonitas Eiendomsforvaltning AS sender ut budsjettforslag som fremlegges styret for godkjennelse. Budsjettet er et viktig redskap for å sikre boligselskapet en god og fornuftig økonomi. Vårt forslag er ment å være et arbeidsredskap for styret med tanke på å få vedtatt et budsjett som er mest mulig i samsvar med boligselskapets planer og ønsker for det kommende året. Når budsjettbehandlingen er fullført, ber vi om å få tilsendt budsjettet med evt. ønsket endringer, samt kopi av møteprotokollen hvor vedtaket er ført.

Det skal avholdes årsmøte hvert år innen utgangen av juni. Planleggingen av årsmøtet bør ta til i starten av året. Styret har anledning til å innkalle seksjonseierne til ekstraordinært årsmøte når de finner det nødvendig. Årsoppgjøret består av regnskap som skal behandles og underskrives av styret. Årsoppgjøret vil i god tid bli sendt ut til styret av Bonitas Eiendomsforvaltning AS, sammen med informasjon om avholdelse av ordinært årsmøte.

I boligselskap av en viss størrelse er det vanlig at styret honoreres for sin innsats ved fastsettelse av styrehonorar. Årsmøtet godkjenner honoraret. Styrehonoraret gjelder for inneværende periode. Utbetalinger til styret utover det årsmøtet har vedtatt skal også vedtas av årsmøtet.